辦公室電子鎖規劃：員工各自權限、離職當天收回、清潔外包分開管
人資傳訊息：「今天是一位同事最後一天上班。」他說鑰匙放在抽屜，但沒人找得到。
這一頁寫給：在辦公大樓或商辦裡有自己辦公空間的公司、工作室與事務所。
辦公室群組今天的訊息
- 人資：「新人週一報到，鑰匙要先打一把。」
- 主管：「離職的同事鑰匙還了嗎？」
- 清潔公司：「今晚七點進場，門要誰開？」
- 同事：「最後一個走的人有鎖門嗎？」
- 總務：「維修廠商下週二要進來。」
辦公室的門鎖跟住家最大的不同，是「人會變動」：新人報到要給權限，離職要馬上收回，清潔、外包、廠商又各有各的時段。在辦公大樓裡還多一層：大樓自己的門禁與管理規定，決定了你的辦公室門可以怎麼改。先把角色分清楚，再決定每個角色怎麼開門。
同一天，換成 i宿會怎麼過
- 週一 09:00・新人報到：用傳統鑰匙是去打一把新鑰匙，登記在表格上；換成 i宿電子鎖，當場幫他錄臉、指紋或發一張磁卡
- 晚上 19:00・清潔進場：用傳統鑰匙是留一個人加班等，或把鑰匙交給清潔公司；換成 i宿電子鎖，清潔人員用清潔專用那組密碼，員工準時下班
- 晚上 21:30・最後一個人離開：用傳統鑰匙是靠他記得鎖門；換成 i宿電子鎖，關上門 MBD-533 自動上鎖
- 離職當天 17:30・員工離職：用傳統鑰匙是收回鑰匙，收不回就換鎖；換成 i宿電子鎖，刪掉這一位的臉、指紋、磁卡，其他人照常
規劃你的辦公室：選人數與角色
填員工人數、門數與門型，當場看每個角色怎麼開門、怎麼收回，以及系統預估價格；再點一位員工試試「今天離職」。
例如 8 位員工、一扇木門：辦公室門 MBD-533×1（木門）｜系統預估 NT$23,500～NT$38,500。權限分法：員工與主管＝每人自己的 3D 人臉、指紋或磁卡（離職當天刪掉那一個人，其他人不受影響）；清潔外包＝一組清潔專用密碼（換清潔公司時刪掉那一組）；常來的廠商＝一組廠商專用密碼（合作結束刪掉那一組）；一般訪客＝由員工帶進門，不另外給權限（—）。系統預估價格含安裝工資與門型加工費，與安裝費用計算器同一份數字，正式報價以到府評估為準。 用安裝費用計算器自己算｜看 MBD-533 與 IS-688 規格
依你最在意的，看建議
員工進出與離職收回
- 每位員工各自錄臉、指紋或發一張磁卡，離職當天只刪那一位，不必換鎖、也不影響其他人。
- 不要全公司共用一組密碼：共用的話，離職時沒辦法只停一個人。
清潔、外包在下班後進出
- 清潔與外包各給一組自己的密碼，跟員工分開；換廠商時只刪那一組。
- 臨時要讓人進門時，用 App 幫他開，不必把密碼借出去。
下班不用擔心沒鎖門
- 大門款 MBD-533 關門自動上鎖，解決「最後一個人忘了鎖」的問題。
- 還有自動反鎖旋鈕，下班後從內側一轉就反鎖。
人少、預算有限
- 人員不多時先換辦公室大門一把，每人各自錄指紋或臉就夠用。
- 會議室、倉庫這類內門有需要再加房門款 IS-688。
裝之前先確認這幾件事
- 先問大樓管委會或管理處：辦公室的門能不能更換門鎖、外觀有沒有規定
- 確認是租用還是自有：租約是否允許改裝、退租時要不要復原
- 分清楚「大樓公共門禁」與「自家辦公室門」，兩者是不同的東西，分開處理
- 確認門型：商辦常見玻璃門與防火門，要到府評估，防火門不可破壞防火結構
- 列出會進出的角色：員工、主管、清潔、廠商，各自怎麼開門
常見問題
可以跟大樓原本的門禁卡整合嗎？
大樓的公共門禁由管委會或管理公司管理，和你辦公室自己的門是分開的。能不能整合、要怎麼整合，要先問大樓管理單位，現場評估時我們也會一起確認。
辦公室是玻璃門可以裝嗎？
玻璃門的孔位在強化前就定型，無法現場鑽孔，通常要用專用夾具或配件，屬於需要到府評估的門型。
員工離職要怎麼處理？
在離職當天刪掉他的臉、指紋、磁卡與密碼，並確認沒有共用密碼還在他手上。這也是不建議全公司共用同一組密碼的原因。
多人共用一組密碼可以嗎？
可以開門，但離職時沒辦法只停一個人，只能全公司一起換密碼。人數少時可以接受，人員異動頻繁就建議每人各自一組。
有訪客或合作廠商時怎麼辦？
一般訪客由員工帶進門，不需要另外給權限；經常往來的合作廠商或維修人員，可以給一組廠商專用的密碼，合作結束就刪除。最要避免的是員工把自己的密碼借給別人。